Pan i władca własnego czasu

Każdy dzień zaczynasz z długą listą rzeczy do zrobienia? Kiedy zbliża się wieczór z przykrością zauważasz, że udało Ci się zrealizować tylko kilka z nich? Więc poświęcasz czas snu, albo dopisujesz pozostałe zadania do jutrzejszej długiej listy, której znowu nie uda Ci się wypełnić w ciągu jednej doby. I tak z dnia na dzień gromadzą się zadania i sprawy, a w Tobie narasta zmęczenie, stres z powodu zaległych zobowiązań i niezadowolenie z siebie. Jeśli to doświadczenie nie jest Ci obce, zapoznaj się z poniższymi sposobami organizacji czasu i zadań, które pomogą Ci uporządkować stertę nagromadzonych spraw.

Pilne, ale czy ważne?

Mimo, że nie wystarcza Ci czasu na realizację zaplanowanych działań, aby sobie z nimi poradzić musisz wygospodarować chwilę na ich przeanalizowanie. Może część z nich możesz odpuścić, bo w rzeczywistości są nieistotne i tylko niepotrzebnie obciążają Twoje myśli? Do posegregowania zadań świetnie nadaje się macierz Eisenhowera. Być może już o niej słyszałeś, bo jest to dość popularne narzędzie, ale odłożyłeś jej wykorzystanie na bliżej nieokreślone „później”. To jest dobry moment żeby przyjrzeć się temu prostemu narzędziu.




Połóż przed sobą listę nagromadzonych spraw i przyporządkuj każdą z nich do odpowiedniej ćwiartki.

• Ważne i pilne – to zadania, z krótką datą realizacji, które musisz wykonać natychmiast, aby zażegnać kryzys lub uniknąć „pożaru”. Są one istotne z punktu widzenia Twoich priorytetów i celów.
• Ważne, ale niepilne – to zadania, które możesz dokładnie zaplanować, podzielić na części i wyznaczyć konkretny termin ich realizacji. Ta ćwiartka wiąże się z zarządzaniem samym sobą i doskonaleniem się, ponieważ same zadania nie zmuszają Cię do działania, sam musisz się do niego zmobilizować. Nagrodą jest jednak przybliżenie do realizacji ważnych dla Ciebie celów.
• Nieważne, ale pilne – tutaj znajdziesz codzienne czynności i działania, które często są realizacją cudzych priorytetów, a nie Twoich własnych. Jeśli możesz najlepiej przekaż je innym osobom.
• Nieważne i niepilne – w tej ćwiartce macierzy umieść małe przyjemności, ale też różne formy marnowania czasu. Znajdujące się tutaj zadania nie przybliżają Cię do realizacji Twoich życiowych celów. Z większości z nich możesz zrezygnować, aby zyskać więcej czasu na realizację ważnych zadań. 

Integracja metod

Dla ułatwienia połączyliśmy tu dwie metody: wyznaczania priorytetów według macierzy Eisenhowera oraz organizacji zadań metodą 4Z (Zrób, Zaplanuj, Zleć lub Zniszcz). Połączenie obu tych metod pomoże Ci uporać się z nagromadzonymi zadaniami oraz napływającymi na bieżąco sprawami. Pamiętaj, że często sprawy ważne stają się pilne, kiedy zbyt długo je odkładamy. Dlatego zaplanuj kolejne kroki i terminy realizacji zadań z drugiej ćwiartki macierzy, aby przez nieuwagę nie stały się kolejnym pożarem do gaszenia.

Dobre planowanie

Nie zawsze masz możliwość oddelegowania spraw nieważnych, ale pilnych. Kiedy musisz wykonać je wszystkie sam zwróć uwagę, aby nie popełnić podstawowego błędu, czyli potraktowania ich jako ważnych i pilnych i zaczynania działania od nich. Takie postępowanie może sprawić, że poprzez ciągle napływające maile, na które trzeba odpisać i telefony, czy pytania współpracowników zabraknie Ci czasu na zadania rzeczywiście istotne. Planowanie dnia zaczynaj więc od zadań i ważnych i pilnych, które umieść w najbardziej produktywnych dla Ciebie godzinach. Pomiędzy nie wygospodaruj trochę czasu na zadania pilne, ale mniej ważne.

Nie samą pracą żyje człowiek

Zastanów się, które zadania możesz zrealizować później i określ dla nich konkretne, ale realne deadline’y. Pozbądź się złodziei czasu i uwolnij od nich swoją głowę. Pamiętaj jednak, że strategiczne drzemki w ciągu dnia, chwile na relaks i rozrywkę, nie muszą znaleźć się w ćwiartce czwartej, jeśli pomagają Ci się oderwać, zregenerować i wrócić do działania z nową energią.